Étude de cas · notre propre organisation
Comment IAvarone Conseil est pilotée avec des agents IA spécialisés
Voici comment j'utilise l'IA pour organiser et piloter mon entreprise, et ce que nous pouvons adapter à la vôtre. Des agents spécialisés pour les missions récurrentes, un ERP pour garder la trace, et un seul décideur. IAvarone Conseil désigne ici l'ensemble de mes activités : la SAS et l'entreprise individuelle.
Par Jérôme Iavarone — 20 ans IT & IA, +1 000 pros formés
Mis à jour le 7 octobre 2026
En bref
Qu’est-ce qu’une agence IA interne ?
C'est une organisation où des agents IA spécialisés prennent en charge des missions récurrentes, chacun avec des consignes écrites, une mémoire et un canal de compte rendu. Chez IAvarone Conseil, ces agents sont regroupés en quatre pôles : prestations, produits SaaS, gestion, système et qualité. Ce ne sont pas des salariés mais des logiciels : Jérôme Iavarone fixe les priorités, supervise les travaux et garde la main sur les décisions engageantes.
Organigramme
Un dirigeant, quatre pôles d'agents
Les pôles sont de simples regroupements, pas des agents chefs : chaque agent rend compte directement. Ouvrez une carte pour lire sa mission, son déclenchement, un exemple de livrable et ce qu'il peut faire sans validation.
Prestations
Faire connaître la formation, le conseil et le développement, et transformer l'intérêt en rendez-vous.
Agent-Formation-IA
- Mission
- Attire des visiteurs sur les sites de formation, de coaching et de conseil, puis les convertit en rendez-vous.
- Déclenchement
- Chaque nuit, ou à la demande depuis son canal Slack.
- Exemple de livrable
- Une amélioration de page déployée sur un site, un brouillon de plan de visibilité.
- Autonomie et validation
- Fait évoluer ses sites seul. Tout message à un tiers attend la validation de Jérôme. Les supports de formation restent préparés avec Jérôme.
Agent-Dev-IA
- Mission
- Même rôle pour l'offre de développement et d'agents IA : visibilité, pages d'offre, conversion en rendez-vous.
- Déclenchement
- Chaque nuit, ou à la demande depuis son canal Slack.
- Exemple de livrable
- Une action de référencement testée puis publiée, une fiche d'offre au format document.
- Autonomie et validation
- Publie sur ses sites quand les tests passent. Le code des projets clients n'est jamais livré sans la recette de Jérôme.
Agent-Prospective
- Mission
- Repère de nouvelles prestations et de nouveaux canaux d'acquisition, chacun associé à un test court et peu coûteux.
- Déclenchement
- Une fois par mois.
- Exemple de livrable
- Un rapport de pistes notées, chacune avec un bouton « Valider » dans Slack.
- Autonomie et validation
- Cherche et mesure, n'exécute rien. Une piste validée par Jérôme est confiée à l'agent Formation ou Dev, avec un budget de test plafonné.
Produits SaaS
Faire grandir les logiciels par abonnement et tester de nouvelles idées de produits.
Agent-RGAA
- Mission
- Développe rgaa-ia.fr : trafic, passage de l'offre gratuite à l'abonnement, fidélisation.
- Déclenchement
- Chaque nuit, ou à la demande.
- Exemple de livrable
- Un correctif testé puis déployé, une nouvelle page de référencement.
- Autonomie et validation
- Large autonomie sur son produit : il corrige, teste et déploie quand la chaîne de tests est verte, dans les règles écrites dans ses consignes.
Agent-Ficheck
- Mission
- Même mission pour ficheck.fr : produit, référencement et prospection.
- Déclenchement
- Chaque nuit, ou à la demande.
- Exemple de livrable
- Des correctifs déployés, une campagne de prospection programmée.
- Autonomie et validation
- Mêmes règles que l'agent RGAA. Il travaille lui-même ou délègue une tâche de développement.
Agent-Radar
- Mission
- Repère des niches SaaS, ouvre une page de test pour mesurer la demande, puis lance l'application si le test est concluant.
- Déclenchement
- Plusieurs passages chaque nuit.
- Exemple de livrable
- Une page de test avec liste d'attente, un lot d'emails de prospection.
- Autonomie et validation
- Déploie et utilise des services gratuits seul. Un nom de domaine, un service payant ou un remboursement attend la validation de Jérôme.
Agent-Radar 2
- Mission
- Un second radar, sur un autre moteur d'IA, explore les niches que le premier n'a pas réservées.
- Déclenchement
- Trois passages l'après-midi.
- Exemple de livrable
- Une page de test et sa liste d'attente.
- Autonomie et validation
- Mêmes règles que l'Agent-Radar.
Agent-Kaliioen pause
- Mission
- Fait évoluer kaliio.fr, l'application de conformité Qualiopi : correctifs, évolutions, référencement.
- Déclenchement
- Orchestrateur en pause : l'application, elle, reste en service.
- Exemple de livrable
- Un correctif ou une évolution livrés après tests.
- Autonomie et validation
- Les évolutions demandées par les utilisateurs passent par la validation de Jérôme.
Agent-Kaliopien pause
- Mission
- Fait évoluer kaliopi.io : file des évolutions produit et correctifs.
- Déclenchement
- Orchestrateur en pause : l'application, elle, reste en service.
- Exemple de livrable
- Une évolution de la file produit livrée après tests.
- Autonomie et validation
- Mêmes règles que les autres agents produits.
Gestion
Préparer les décisions de gestion à partir de l'ERP, des emails, de l'agenda et des dossiers.
Agent-ERP
- Mission
- Fait l'état des lieux de la semaine : devis, factures, formations à facturer, dossiers Qualiopi, rendez-vous. Il recoupe l'ERP avec les emails, l'agenda et les dossiers avant de recommander.
- Déclenchement
- Chaque lundi matin.
- Exemple de livrable
- Une liste courte d'actions, chacune avec sa source.
- Autonomie et validation
- En lecture seule : il n'écrit rien dans l'ERP et n'envoie rien. Jérôme décide.
Agent-Finances
- Mission
- Revue mensuelle des comptes des deux structures.
- Déclenchement
- Une fois par mois.
- Exemple de livrable
- Un rapport et au plus trois recommandations.
- Autonomie et validation
- Ne touche jamais à l'argent : aucun paiement, aucune déclaration, aucun email.
Système et qualité
Garder le système d'information simple, les projets sains et les automatisations en état de marche.
Agent-SI
- Mission
- Garde le système d'information simple et sûr : incohérences, failles, nettoyage.
- Déclenchement
- Chaque semaine.
- Exemple de livrable
- Trois à cinq constats, chacun avec son action.
- Autonomie et validation
- Corrige seul la documentation et fait le ménage. Le reste passe par Slack.
Agent-Qualité projets
- Mission
- Revoit en profondeur un projet de développement qui n'a pas d'agent dédié.
- Déclenchement
- Deux fois par semaine.
- Exemple de livrable
- Un lot de correctifs testés et un compte rendu.
- Autonomie et validation
- Projets internes : correctifs livrés quand les tests passent. Projets clients : jamais sans la recette de Jérôme.
Agent-Routines
- Mission
- Diagnostique et répare les automatisations signalées par le watchdog, un contrôle indépendant sans IA qui vérifie les exécutions, les services et les sauvegardes.
- Déclenchement
- Deux fois par jour, seulement si le watchdog signale une anomalie nouvelle.
- Exemple de livrable
- Pour chaque anomalie : la cause, l'action menée, ce qui reste à faire par Jérôme.
- Autonomie et validation
- Relance les services et corrige les scripts. Le code d'une application, une base de données ou un secret passent par Slack.
Socle commun à tous les agents
- SlackÉchanger et valider
- ERPSuivre l'activité et les exécutions
- Outils métierTravailler : code, documentation, emails, agenda
Au 7 octobre 2026 : 14 orchestrateurs configurés, dont 12 activés et 2 en pause. C'est la configuration documentée à cette date, pas un état en temps réel. Les agents tournent aux heures prévues ou sur demande, pas en continu.
Objectifs et périmètre
Des consignes écrites : ce qu'il vise, ce qu'il a le droit de faire, ce qui doit être validé.
Mémoire
Il relit ses pistes, décisions et exclusions à chaque exécution, puis les complète.
Délégation
Il peut confier une tâche à un autre agent quand ses consignes le prévoient.
Compte rendu
Un canal Slack par agent : un résumé court, le détail en pièce jointe, des boutons pour valider.
Services communs, hors hiérarchie : Tri des emails et brouillons de réponse · Rappels de rendez-vous · Relevés de référencement · Veille Qualiopi. Ce sont des routines planifiées que les agents consultent sans les diriger.
Déroulé
Du brief à la validation
Le même cycle pour chaque agent. Seul le niveau de validation change : il dépend de ce que l'agent touche.
Mission
Jérôme fixe l'objectif, le périmètre et les règles de validation dans les consignes de l'agent.
Exécution
À l'heure prévue ou sur un message Slack, l'agent travaille dans ses outils et peut déléguer une sous-tâche.
Trace
L'exécution est enregistrée dans l'ERP (statut, durée, résumé) et l'agent rend compte dans Slack.
Validation
Selon le périmètre : seul pour un correctif interne testé, avec Jérôme pour un message à un tiers, une dépense ou un projet client.
L'outil support
L'ERP qui garde la trace, en quatre écrans
Développé en interne, il réunit clients, devis, factures, activités et suivi des automatisations. Il consolide plusieurs sources (banque, agenda, dossiers, statistiques des sites) et produit lui-même devis et factures. Ce n'est pas un ERP industriel : ni stock, ni production. Les écrans ci-dessous sont reconstitués avec des données inventées.
Accueil
lundi 5 octobre 2026 · 76 % de l'année écoulée
- Vendu EI41 800 €ventes cumulées de démonstration
- Vendu SAS27 400 €ventes cumulées de démonstration
- Devis en attente41 à relancer (≥ 10 j)
- Impayés11 facture échue
Prochains RDV
- Point de cadrage · Menuiserie Arvanelmar. 6 oct. 10:00 · visiodistanciel
- Formation IA · Cabinet Lysandre Conseiljeu. 8 oct. 09:00 · Riomdéplacement
- Point projet · Transports Vercampven. 9 oct. 14:00 · visiodistanciel
Clients
Fiche client · Menuiserie Arvanel
- Statut
- Client
- Qualification
- Actif récent
- Nature
- Direct
- Activité
- Dev IA
- Ville
- Riom
- Facturé
- 4 600 € · 2 300 € encaissé
Dossiers
- Client rattaché
- Formation aucun
- Développement rattaché
Historique unifié
devis et factures, et ce que tu saisis ici
- 4 sept. Devis envoyé · DEV-SAS-2026-0031
- 18 sept. Devis accepté
- 1er oct. Facture émise · FAC-SAS-2026-0024
- 2 oct. Paiement reçu · 2 300 €
- 2 oct. Événement saisi · recette planifiée
Devis
Devis et factures · numérotés par structure et par année
Extrait des devis
| Numéro | Client | Statut | HT |
|---|---|---|---|
| DEV-SAS-2026-0034 | Transports Vercamp | envoyé | 6 900 € |
| DEV-EI-2026-0052 | Cabinet Lysandre Conseil | accepté | 2 500 € |
| DEV-SAS-2026-0031 | Menuiserie Arvanel | facturé | 4 600 € |
| DEV-EI-2026-0049 | Boulangeries Ferlanne | refusé | 1 250 € |
Extrait des factures
| Numéro | Client | Échéance | Statut |
|---|---|---|---|
| FAC-SAS-2026-0024 | Menuiserie Arvanel | 31 oct. | partiellement payée |
| FAC-EI-2026-0088 | Clinique Valmorin | 28 sept. · en retard de 7 j | envoyée |
| FAC-EI-2026-0085 | Cabinet Lysandre Conseil | 15 sept. | payée |
Automatisations
routines planifiées et agents · catalogue réécrit toutes les 10 min
- Runs · 7 j96agents et routines
- Taux de succès97 %sur 7 jours
- Runs en échec3dont 1 à regarder
- Jobs en retard0aucun
À regarder
dernier run en échec, bloqué ou en retard · critiques d'abord
- Relevé de référencement erreur
Derniers runs
| Date | Job | Déclencheur | Statut |
|---|---|---|---|
| 5 oct. 05:30 | Revue de gestion | timer | ok |
| 4 oct. 21:14 | Correctif produit | slack | ok |
| 4 oct. 06:00 | Relevé de référencement | timer | erreur |
| 4 oct. 02:30 | Radar de niches | timer | sauté |
Exemple illustratif
Un devis en attente : relancer, ou préparer le rendez-vous ?
Un exemple pédagogique du travail de l'agent de revue, construit pour cette page : ce n'est pas un extrait de journal réel.
- ERP
Un devis envoyé à une PME est en attente depuis quatorze jours : l'écran le signale à relancer.
- Emails
L'agent de revue lit l'échange : le client a demandé à en reparler de vive voix.
- Agenda
Un rendez-vous avec ce client est déjà prévu jeudi.
- Slack
Recommandation : ne pas relancer, préparer le rendez-vous (points ouverts du devis, historique, questions à poser).
- Jérôme
Il décide. L'agent n'a rien écrit au client et n'a rien modifié dans l'ERP.
Au quotidien
Ce que cette organisation change pour moi
- Les suivis ne dépendent plus de ma mémoire : chaque lundi, la revue part des devis, factures et rendez-vous réels.
- Chaque exécution laisse une trace consultable, avec son statut et son résumé.
- Je relis et je valide au lieu de produire chaque brouillon moi-même.
- Une automatisation en panne est signalée par le watchdog avant que je la découvre par hasard.
Pour votre entreprise
On ne commence pas par toute une organisation
Votre premier employé IA reprend une seule mission : la tâche répétitive qui vous coûte le plus. On écrit ensemble son périmètre, ses règles de validation et la forme de son compte rendu, puis on la branche à vos outils.
Le reste se décide ensuite, mission par mission, si la première tient ses promesses : une revue hebdomadaire de votre gestion, un suivi commercial, un tableau de bord qui trace ce que font vos agents.
Quelle mission confier en premier ?
30 minutes en visio pour choisir la tâche à déléguer, fixer ce que l'agent peut faire seul et ce que vous validez. Vous repartez avec un périmètre clair, même sans suite.