Quelles tâches administratives pouvez-vous déléguer ?
Le super assistant prépare des emails contextualisés, recherche ou met à jour les fiches CRM/ERP, classe les fichiers Drive/Notion, organise l'agenda et synthétise réunions, documents ou fils de discussion. Vous fixez les droits et les validations : on commence par 2 à 3 usages prioritaires.
L'agent de relance lit les factures clients, suit les échéances et envoie les rappels selon votre calendrier. L'agent finance rassemble les soldes et mouvements, prépare le rapprochement, capte et classe les factures fournisseurs, puis les transmet à l'outil comptable ou prépare un export pour le cabinet.
Si votre administratif traite aussi des demandes répétitives, le support de niveau 1 peut préparer les réponses depuis votre base de connaissances et votre CRM. Il démarre en mode brouillon et passe les demandes hors périmètre à un humain.
| Tâche | Ce que fait l'agent | Ce qui reste humain | Page détaillée |
|---|---|---|---|
| Emails et CRM | Ce que fait l'agentPrépare les emails, recherche et met à jour les fiches autorisées | Ce qui reste humainValider les envois et les modifications sensibles selon les règles convenues | Page détailléeSuper assistant |
| Documents et agenda | Ce que fait l'agentClasse dans Drive/Notion, synthétise les documents et organise l'agenda | Ce qui reste humainFixer les priorités, les droits et les validations | Page détailléeSuper assistant |
| Factures clients impayées | Ce que fait l'agentSuit les échéances et envoie les rappels de routine | Ce qui reste humainTraiter litiges, clients stratégiques et mises en demeure | Page détailléeRelance de factures |
| Préparation financière | Ce que fait l'agentRassemble les soldes, prépare le rapprochement, classe les factures et prépare l'export | Ce qui reste humainTraiter les écarts, valider les écritures et décider des paiements | Page détailléeAgent finance |
| Demandes de niveau 1 | Ce que fait l'agentConsulte la base de connaissances et prépare une réponse | Ce qui reste humainValider les brouillons au démarrage et reprendre les exceptions | Page détailléeSupport client |
Les garde-fous : des droits limités et des validations explicites
La fiche de poste définit les tâches autorisées et celles qui demandent votre accord. Les actions sensibles passent par un brouillon ou une validation ; les recherches, lectures et classements courants peuvent être autonomes. La supervision contrôle les sorties et corrige les cas limites.
Pour les relances, une facture contestée, un client stratégique, un litige ou une promesse de paiement déclenchent une escalade. Une mise en demeure demande une validation humaine.
Dans l'offre finance, les comptes sont consultés via un agrégateur agréé DSP2, en lecture seule. Vous renouvelez le consentement bancaire ; l'agent ne peut initier aucun virement ni aucun autre paiement. Toute écriture comptable reste validée par votre équipe, qui traite les écarts et garde la responsabilité des décisions.
Les déclarations fiscales, la paie ou les démarches URSSAF ne font pas partie des capacités décrites ici. Si elles motivent votre projet, elles sont à cadrer en rendez-vous avant tout engagement de périmètre.
Quels outils peuvent être connectés ?
Pour les emails et documents : Gmail, Outlook, Google Drive et Notion. Pour le CRM/ERP : HubSpot, Salesforce, Pipedrive, Sellsy et Odoo. Slack, Teams et Calendly figurent aussi parmi les intégrations citées. Les fonctions disponibles, les accès et les droits d'écriture sont vérifiés au cadrage, selon les API ou intégrations de vos outils.
Pour la finance : Pennylane, Incom ou exports Excel/FEC pour le cabinet comptable ; boîte mail, Dropbox, SharePoint, Google Drive ou outils de dématérialisation comme Zindoc pour les pièces. Les banques passent par un agrégateur agréé DSP2 comme Bridge ou Powens. Si un logiciel financier est fermé, on cadre un export planifié, un dépôt de fichiers ou un envoi par email.
Pour le support : Zendesk, Freshdesk, emails, formulaires ou chat, avec consultation de la base de connaissances et du CRM. L'objectif est de partir de vos outils existants et de vérifier les connexions utiles à la mission.
Du cadrage au déploiement supervisé
1. Cadrage de 30 minutes, gratuit et sans engagement : vous décrivez les tâches chronophages, les logiciels, les volumes et les contraintes. Nous retenons une mission précise et un indicateur vérifiable.
2. Fiche de poste : tâches, outils, droits, garde-fous et validations sont écrits. Vous validez le périmètre avant la construction.
3. Construction : l'agent est développé, connecté à vos outils et testé sur vos cas. Le premier agent est généralement opérationnel en 2 à 4 semaines, avec délai confirmé au devis.
4. Déploiement supervisé : les sorties sont contrôlées, les erreurs corrigées et les connexions entretenues. Pour l'offre finance, le déroulé publié prévoit une mise en place en 2 à 4 semaines, puis 2 semaines en parallèle de votre méthode actuelle avant la mise en service ; le calendrier complet est confirmé au devis.
Combien coûte un agent IA pour l'administratif ?
Super assistant ou relances : 1 850 € à 3 850 € HT de mise en place puis 450 € à 950 € HT/mois, sans engagement. La mise en place couvre conception, développement, connexions, tests et déploiement ; le mensuel couvre hébergement, supervision, ajustements et dépannage. La fourchette concerne un premier agent à mission délimitée : les intégrations lourdes peuvent la dépasser.
Agent finance : 4 000 € à 8 000 € HT de mise en place puis 150 € à 300 € HT/mois. Le prix dépend des sociétés, des banques et des sources. Le mensuel couvre hébergement, maintenance, suivi des connexions bancaires et évolutions. Cette grille est distincte de celle des relances de factures clients.
Le devis fixe le prix après le cadrage. Consultez le détail du budget d'un agent IA et les exemples documentés d'employés IA pour choisir votre point de départ.